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财务人员面对电子发票查重和真伪查询两大雷区时究竟背了多少锅?

admin 发布于 2019-08-28 15:59   浏览 次  

  电子发票产生的初衷是取缔传统纸质发票,实现发票从开具到报销的无纸化办公路径,但是从2012年国家推行电子发票开始算起,迄今为止已经走过了快七个年头了。这七年间我们不可否认电子发票在传统发票报销行业做出了莫大的贡献,管婆特马彩图,但是在实现发票报销流程无纸化办公的路径上其实并没有完成,客观的说我们只完成了一半的无纸化办公道路。

  为什么说是实现了一半的无纸化办公呢?随着电子发票的普及和广大企业的认可,现在开具的电子发票已经越来越多,可以说在发票的开具断基本实现了无纸化,甚至可以实现完全的发票开具的无纸化办公,但是在发票的报销端就是另外一片天地的存在了。

  电子发票的报销现在企业中用的最多的方式就是让员工自行打印所领取的电子发票,然后拿到财务人员出进行报销,而且现在普遍的打印方式都是采取A4纸打印,所以电子发票在报销的过程中还是没能解决无纸化办公的根本问题?

  那么在这样的前提下我们的额财务人员在面对电子发票报销时会有什么样的雷区存在呢?

  也许你会问到电子发票的查重真的有必要吗?当你真正经历了电子发票重复报销带来的“黑锅”之后你就会觉得是真的有必要查重。从源头上讲,电子发票是有员工自行打印,而且电子发票存在一个天然的客观原因就是现在所有的电子发票对打印次数是没有限制的,也就是说一个人对同一张电子发票是可以实现多次打印,而且每次打印出来的效果都是一样的,如果有员工有意或者无意的拿着重复打印的发票进行报销的时候,就是真正考验财务人员“火眼金睛”的时候。

  其次电子发票区别于传统纸质版的增值税发票,传统发票因为具有唯一性,如果在报销过程中财务对发票原件进行收取之后就很难再拿出一份一样的发票进行报销。所以在这个时候就是体现电子发票的双面性的时候了,我们在接受他带来的方便的同时就不得不去学会规避他的弊端。

  给大家举一个例子看看我们平时是怎么样莫名的成为背锅侠的,小编因为工作原因在前几天收到了一份其他公司财务人员做的电子发票台账。

  从接收文件的时间可以看出是19年8月21日收到的文件,说明这件事情是真是存在的而不是小编在此胡言乱语瞎编的,打开这个台账之后我是比较震惊的,数据不多,一共只有93条数据,也就是说整个台账只记录了93次电子发票报销数据,但是就是在这不多的几十条数据里面我就发现了一条重复报销的发票数据。

  其实有时候真的不是因为财务人员对工作不负责任,而是在没有专业系统工具支持的情况下我们很难发现这样的小问题的出现,也正是这种小问题的出现让自己工作留下不完美的同时也给企业带来或多或少的损失。

  说完发票的查重我们再来看看电子发票我们是否有必要进行真伪查询呢?上文说道电子发票是由员工自行打印,说明员工收到发票的时候是PDF格式的文件,然后经过打印、报销流程到达财务人员手里,当财务人员收到发票之后如果该发票存在问题那么可能在两个环节出现了纰漏,一是员工在收到电子发票时不乏一些黑心商家开具出来的电子发票就存在问题,第二是或许有些心机员工boy会进行恶意的篡改发票信息以此来瞒天过海。

  对于第一种情况虽然不是员工主观上存在的问题作为财务人员也不得不仔细审视,毕竟假发票的开具已经是走在了法律的红线圈里了

  对于第二种员工恶意篡改情况如果你认为这个很难那你就大错特错了,ps技术曾经作为亚洲四大邪术之一,只有你想到不到的p图,没有做不到的软件。你的“火眼金睛”还能认出下图是同一人吗?你的金箍棒确信可以一招毙命真假唐僧吗?

  随着微信杯广泛使用,又在前两年推出微信小程序,那我们就看看微信官方给我们发了一个什么样的“一招制敌”金箍棒呢?学会程咬金的三板斧,走遍财务报销都不怕。

  无论是源头开始就存在虚假的发票还是经过ps恶意篡改果信息的发票都逃不过你手机摄像头这位拥有“火眼金睛”的孙大圣,如果该发票存在问题则会显示该发票异常。

  确认发票信息没问题之后,点击录入发票,可以选择通过手机摄像头扫描电子发票二维码,也可以选择手动录入发票信息。(发票可以重复打印,但是发票数据是唯一的)

  如果企业有多名财务的情况下也可以实现发票联合查重,也就是说财务数据是可以同步的,不用担心员工转“企业钱太多、财务团队太壮大”的空子。

  当发票信息都录入之后可以选择下载台账,既可以下载到本地也可以下载到指定邮箱(微信之所以被人们所青睐就在于它的人性化,此处的人性化就是你既可以下载到自己邮箱,也可以下载到领导邮箱,帮你把这个事情都省下了你是不是担心自己对不起每个月领到的工资呢?)

  财务无小事,当你还在用传统的Excel表格跟员工道魔相斗时,聪明的人已经拿着如意金箍棒教人领会“魔高一尺道高一丈”的真理了

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